Blog

Przedawnienie długu ZUS: kiedy należność przestaje być egzekwowalna i jak skutecznie się bronić

 

Zaległości wobec Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) potrafią „ciągnąć się” latami: korespondencja, decyzje, tytuły wykonawcze, zajęcia rachunków, potrącenia ze świadczeń. Wiele osób w tym momencie zadaje proste pytanie: czy ten dług w ogóle jeszcze można egzekwować, czy już uległ przedawnieniu?

 

Ten poradnik jest praktycznym przewodnikiem dla przedsiębiorców i osób fizycznych, które chcą samodzielnie sprawdzić przedawnienie długu ZUS, zrozumieć mechanizmy zawieszenia i przerwania biegu terminu, a następnie podjąć właściwe kroki prawne, jeśli ZUS próbuje dochodzić należności po terminie.

 

Uwaga: artykuł ma charakter ogólny i edukacyjny, nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. W sporach z ZUS kluczowe są daty, dokumenty i przebieg postępowań (czasem sprzed wielu lat).

 

 

Czym jest przedawnienie długu ZUS?

 

W najprostszym ujęciu przedawnienie oznacza, że po upływie określonego czasu ZUS nie powinien móc skutecznie dochodzić należności w trybie przymusu (np. egzekucji administracyjnej), o ile dłużnik skutecznie powoła się na przedawnienie w odpowiednim trybie.

 

W przypadku składek ZUS podstawowa reguła jest jasna: należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po upływie 5 lat, licząc od dnia, w którym stały się wymagalne (z zastrzeżeniem wyjątków dotyczących m.in. zabezpieczenia hipotecznego, zawieszenia, przerwania).

 

Praktyczna uwaga: przedawnienie w sprawach ZUS nie jest wyłącznie „odliczeniem 5 lat od zaległości”. Najczęstszy błąd polega na pomijaniu okresów, w których bieg przedawnienia nie biegnie (zawieszenie), albo w których termin liczy się na nowo (przerwanie). To właśnie te mechanizmy najczęściej „ratują” ZUS w sporach o stare zadłużenia.

 

 

Terminy przedawnienia długu ZUS

 

Ogólny termin: 5 lat od wymagalności

 

Zasadniczo termin przedawnienia wynosi 5 lat i liczy się go od dnia, w którym składka stała się wymagalna. Wymagalność najczęściej powstaje z dniem, w którym upływa ustawowy termin płatności składek (co do zasady: 5., 15. lub 20. dzień następnego miesiąca – zależnie od płatnika).

 

W praktyce liczymy więc nie od „miesiąca, za który są składki”, tylko od konkretnej daty terminu płatności. Dla przykładu: jeśli składka stała się wymagalna 20 marca 2020 r., to „bazowo” przedawnienie wypadłoby 20 marca 2025 r. – ale tylko wtedy, gdy po drodze nie było zdarzeń zawieszających lub przerywających bieg.

 

 

Wyjątek: należności zabezpieczone hipoteką lub zastawem

 

Jeżeli należność z tytułu składek jest zabezpieczona hipoteką lub zastawem, co do zasady nie ulega przedawnieniu. Jest jednak istotne ograniczenie: po upływie terminu przedawnienia taka należność może być egzekwowana tylko z przedmiotu hipoteki lub zastawu i tylko do wysokości zaległych składek oraz odsetek za zwłokę liczonych do dnia przedawnienia.

 

To oznacza, że zabezpieczenie „zmienia reguły gry”: nawet jeśli minęły lata, ZUS może nadal dochodzić należności, ale węższą drogą (z konkretnego przedmiotu zabezpieczenia), a nie dowolnie z całego majątku.

 

Starsze zaległości: kiedy mogło być 10 lat?

 

W obrocie nadal spotyka się sprawy dotyczące bardzo starych okresów składkowych, dla których w przeszłości stosowano dłuższy termin przedawnienia. W takich sprawach trzeba zachować ostrożność: znaczenie mają przepisy przejściowe, daty wymagalności, a także zdarzenia zawieszające i przerywające bieg. Jeżeli Twoje zaległości „zahaczają” o okresy sprzed wielu lat, bezpiecznym podejściem jest policzenie terminu na osi czasu na podstawie dokumentów.

Kiedy bieg terminu przedawnienia zostaje zawieszony?

Zawieszenie biegu przedawnienia oznacza, że przez pewien czas termin „nie biegnie”. Po ustaniu przyczyny zawieszenia termin biegnie dalej, ale nie liczy się okresu zawieszenia. To kluczowe, bo w sprawach ZUS zawieszenia są częste i potrafią wydłużyć realny czas dochodzenia należności o miesiące albo lata.

 

Ulgi w spłacie: układ ratalny i odroczenie

Jeżeli zawarto umowę o odroczenie terminu płatności lub rozłożenie należności na raty (typowo: umowa w trybie ulg w spłacie), bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia zawarcia umowy do dnia terminu płatności odroczonej należności lub ostatniej raty.

 

W praktyce: podpisanie umowy ratalnej bywa korzystne finansowo, ale niemal zawsze „zatrzymuje zegar przedawnienia”. Dlatego w analizie przedawnienia trzeba uwzględnić, czy ulga była udzielona, na jaki okres i czy była prawidłowo realizowana.

 

 

Egzekucja i potrącenia: działania zmierzające do ściągnięcia należności

 

To najczęstszy i najbardziej „podstępny” mechanizm w sprawach o przedawnienie długu ZUS. Bieg terminu przedawnienia zostaje zawieszony od pierwszego dnia miesiąca, w którym:

• rozpoczęto potrącenia ze świadczeń z ubezpieczeń społecznych wypłacanych przez ZUS, albo
• podjęto pierwszą czynność zmierzającą do wyegzekwowania należności, o której dłużnik został zawiadomiony,

i trwa do ostatniego dnia miesiąca, w którym zakończono potrącenia, albo do dnia zakończenia postępowania egzekucyjnego.

 

Co to oznacza w praktyce? Jeżeli np. wszczęto egzekucję administracyjną, doręczono zawiadomienie o zajęciu rachunku, a następnie postępowanie egzekucyjne trwało długo (nawet jeśli realnie nic nie wyegzekwowano), to w tym czasie „zegarek” przedawnienia stoi. To dlatego w wielu sprawach pozornie „stary” dług wcale nie jest przedawniony po prostym odjęciu 5 lat.

 

 

Postępowanie ZUS w sprawie decyzji: ustalenie podlegania, podstawy lub obowiązku opłacania

 

Bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia wszczęcia przez ZUS postępowania w sprawie wydania decyzji ustalającej: obowiązek podlegania ubezpieczeniom społecznym, podstawę wymiaru składek lub obowiązek opłacania składek, do dnia, w którym decyzja stała się prawomocna.

 

To ważne zwłaszcza w sporach o „podleganie” (np. status wspólnika, współpracy, zbiegi tytułów) albo o prawidłowość podstaw wymiaru. Jeżeli ZUS prowadził takie postępowanie, samo jego wszczęcie może wstrzymać bieg przedawnienia.

 

 

Zagadnienie wstępne: gdy decyzja zależy od innego organu lub sądu

 

Bieg terminu przedawnienia zawiesza się także wtedy, gdy wydanie decyzji jest uzależnione od rozstrzygnięcia zagadnienia wstępnego przez inny organ lub sąd. Zawieszenie trwa do dnia, w którym decyzja innego organu stała się ostateczna albo orzeczenie sądu się uprawomocniło, nie dłużej jednak niż przez 2 lata.

 

W praktyce takie sytuacje występują np. przy sporach, w których najpierw trzeba rozstrzygnąć kwestię bazową (status, tytuł ubezpieczenia, następstwo prawne), a dopiero później możliwe jest merytoryczne ustalenie należności.

 

 

Śmierć dłużnika i sprawy spadkowe

Bieg terminu przedawnienia ulega zawieszeniu od dnia śmierci spadkodawcy do dnia uprawomocnienia się postanowienia o stwierdzeniu nabycia spadku albo zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia, nie dłużej jednak niż do dnia, w którym upłynęły 2 lata od śmierci spadkodawcy.

 

Jeżeli analizujesz przedawnienie „starego” długu po zmarłej osobie, nie pomijaj tej reguły: zawieszenie potrafi przesunąć termin i zmienić ocenę sprawy.

 

 

Restrukturyzacja

Jeżeli należności zostały objęte restrukturyzacją (w rozumieniu przepisów prawa restrukturyzacyjnego), bieg terminu przedawnienia nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu od dnia objęcia restrukturyzacją do dnia zapłaty ostatniej raty (w przypadku rozłożenia na raty) albo do dnia zapłaty (w przypadku odroczenia terminu płatności).

 

 

Kiedy bieg terminu przedawnienia zostaje przerwany?

 

Przerwanie biegu przedawnienia to mechanizm „mocniejszy” niż zawieszenie. Po przerwaniu termin biegnie na nowo (czyli niejako zaczynamy liczyć od początku), co może istotnie wydłużyć okres dochodzenia należności.

 

Ogłoszenie upadłości

W przypadku składek ZUS bieg terminu przedawnienia przerywa ogłoszenie upadłości. Po przerwaniu bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się na nowo od dnia następującego po dniu uprawomocnienia się postanowienia o ukończeniu postępowania upadłościowego lub jego umorzeniu (a gdy upadłość ogłoszono przed rozpoczęciem biegu terminu – odpowiednio od dnia zakończenia lub umorzenia).

 

W praktyce: jeżeli w tle sprawy była upadłość (Twoja albo spółki), analiza przedawnienia bez akt upadłościowych i dat zakończenia postępowania zwykle jest ryzykowna.

 

 

Jak sprawdzić, czy dług ZUS uległ przedawnieniu? Instrukcja krok po kroku

 

Żeby rzetelnie sprawdzić przedawnienie, potrzebujesz nie tyle „opinii”, co osi czasu. Poniżej masz praktyczny schemat, który działa w większości spraw.

 

 

Krok 1: Ustal, czego dotyczy dług i za jaki okres

 

Zacznij od podstaw: czy chodzi o składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, Fundusz Pracy, FGŚP, FEP? Czy dług wynika z rozliczeń bieżących, z korekt, z decyzji o podleganiu, czy z decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej? W sprawach ZUS te kategorie mają znaczenie, bo różne są punkty startowe liczenia i różne dokumenty „uruchamiają” zawieszenie.

 

 

Krok 2: Ustal datę wymagalności dla każdej zaległości

Dla każdego miesiąca/okresu, za który naliczono zaległość, ustal termin płatności (wymagalność). To będzie punkt wyjścia do liczenia 5 lat. Jeśli masz tylko zbiorcze saldo, zwykle trzeba zejść do rozbicia na okresy (ZUS potrafi rozliczać wpłaty w sposób, który maskuje realny „wiek” zaległości).

 

 

Krok 3: Zbierz zdarzenia zawieszające/przerywające

 

Kluczowe dokumenty to m.in.:

• umowy ratalne/odroczenia (z datą zawarcia i harmonogramem),
• zawiadomienia o zajęciu rachunku, wynagrodzenia, wierzytelności, ruchomości,
• pisma o wszczęciu egzekucji administracyjnej, tytuły wykonawcze,
• korespondencja wskazująca pierwszą czynność egzekucyjną, o której został(a)ś zawiadomiony(a),
• pisma o wszczęciu postępowania w sprawie decyzji (podleganie/podstawa/obowiązek opłacania),
• orzeczenia i decyzje w zagadnieniach wstępnych,
• postanowienia z postępowania upadłościowego (ogłoszenie, ukończenie/umorzenie).

 

Jeżeli dokumentów nie masz, można je odtworzyć: z akt ZUS, z organu egzekucyjnego (np. urzędu skarbowego prowadzącego egzekucję administracyjną), z akt sądowych (sprawy ubezpieczeniowe, upadłość), a czasem z banku (historia zajęć).

 

 

Krok 4: Policz termin „netto”

Najprostsza metoda to oś czasu:

• Start: data wymagalności składki.
• Dodaj 5 lat.
• Odejmij (nie wliczaj) okresy zawieszenia.
• Jeżeli było przerwanie (np. upadłość) – licz od nowa po zakończeniu/umorzeniu postępowania.

 

Jeżeli w toku liczenia wychodzą „dziury” (np. brak dat zakończenia egzekucji), to jest sygnał, że potrzebujesz uzupełnić materiał dowodowy, zanim postawisz tezę o przedawnieniu.

 

 

Krok 5: Zweryfikuj, czy nie ma zabezpieczenia hipotecznego lub zastawu

 

Jeżeli ZUS zabezpieczył należność hipoteką przymusową lub zastawem, reguły przedawnienia są inne (opisane wyżej). Wtedy często kluczowe jest: czy egzekucja ma być prowadzona z konkretnego przedmiotu zabezpieczenia, a nie „z całego majątku”.

 

Co zrobić, gdy ZUS domaga się zapłaty przedawnionego długu?

 

Dwa najczęstsze scenariusze to: (1) dostajesz decyzję ZUS dotyczącą obowiązku zapłaty/ustaleń składkowych, albo (2) toczy się (lub rusza) egzekucja administracyjna. Tryb obrony będzie różny.

 

1) Odwołanie od decyzji ZUS: zarzut przedawnienia przed sądem ubezpieczeń społecznych

Od decyzji ZUS przysługuje odwołanie do sądu (sądu ubezpieczeń społecznych) – wnosi się je na piśmie do organu, który wydał decyzję (czyli do ZUS), w terminie jednego miesiąca od doręczenia decyzji. W odwołaniu można podnieść zarzut przedawnienia i domagać się zmiany/uchylenia decyzji w odpowiednim zakresie.

 

W praktyce w dobrze przygotowanym odwołaniu znaczenie ma: precyzyjne wskazanie okresów, których dotyczy przedawnienie, wyliczenie terminu z uwzględnieniem zawieszeń/przerwań, oraz przedstawienie dowodów (korespondencja egzekucyjna, postanowienia, daty wszczęcia postępowań).

 

2) Egzekucja administracyjna: zarzuty i wnioski o umorzenie postępowania

 

Jeżeli sprawa jest już na etapie egzekucji administracyjnej (np. zajęcie rachunku), podstawowym instrumentem jest wniesienie zarzutów w sprawie egzekucji administracyjnej. Przedawnienie może stanowić jedną z podstaw zarzutu (wraz z wygaśnięciem lub nieistnieniem obowiązku).

 

W praktyce liczy się czas: im szybciej zareagujesz po doręczeniu tytułu/zawiadomień, tym większa szansa na realne „wstrzymanie” działań egzekucyjnych do czasu rozpoznania zarzutów. Z uwagi na zmieniające się reguły terminowe w egzekucji administracyjnej, bezpieczną zasadą roboczą jest działanie niezwłocznie, a w szczególności w ciągu 7 dni od doręczenia odpisu tytułu wykonawczego.

 

W zarzutach warto dołączyć: wyliczenie przedawnienia, wskazanie podstaw prawnych, oraz wniosek o umorzenie postępowania egzekucyjnego w zakresie przedawnionych należności (jeżeli egzekucja obejmuje wiele okresów).

 

3) Dodatkowe działania „porządkujące”

 

W zależności od stanu sprawy, sensowne mogą być też:

• wniosek o udostępnienie akt i sporządzenie kopii (ZUS / organ egzekucyjny),
• wniosek o rozliczenie wpłat i wskazanie, na jakie okresy ZUS je zaliczał,
• wniosek o ograniczenie egzekucji do przedmiotu hipoteki/zastawu (jeżeli mamy zabezpieczenie),
• wniosek o stwierdzenie nadpłaty lub korektę rozliczeń (gdy spór dotyczy księgowania).

 

Uwaga praktyczna: ZUS często operuje na saldzie konta płatnika, które nie zawsze pokazuje „wiek” długu w intuicyjny sposób. Dlatego obrona w sprawie przedawnienia niemal zawsze wymaga zejścia na poziom konkretnych okresów składkowych.

 

 

Przedawnienie długu ZUS a odpowiedzialność członków zarządu

W spółkach kapitałowych (zwłaszcza sp. z o.o.) częsty problem wygląda tak: spółka ma zaległości składkowe, egzekucja wobec spółki okazuje się bezskuteczna, a następnie ZUS kieruje sprawę przeciwko członkom zarządu. To osobny tryb, wymagający osobnej analizy.

 

 

Na czym polega odpowiedzialność członka zarządu?

 

Co do zasady członkowie zarządu mogą odpowiadać solidarnie całym swoim majątkiem za zaległości spółki, jeśli egzekucja wobec spółki okazała się w całości lub w części bezskuteczna, a członek zarządu nie wykaże przesłanek egzoneracyjnych (np. we właściwym czasie zgłoszono wniosek o upadłość / wszczęto właściwe postępowanie, albo brak winy, albo wskazanie mienia pozwalającego na zaspokojenie).

 

 

Przedawnienie długu spółki a odpowiedzialność członka zarządu

 

Kluczowe są dwa poziomy:

• czy sama należność składkowa (jako dług spółki) jest przedawniona, oraz
• czy nie doszło do odrębnego terminu przedawnienia związanego z decyzją o odpowiedzialności osoby trzeciej.

 

W sprawach odpowiedzialności osoby trzeciej (w tym członka zarządu) ustawodawca przewidział odrębną regułę: przedawnienie należności wynikających z decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej następuje po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym decyzja została wydana.

 

W praktyce oznacza to, że w sporze przeciwko członkowi zarządu trzeba analizować zarówno „stary dług spółki”, jak i kalendarz decyzji wydanej wobec osoby trzeciej. Zarzut przedawnienia może być skuteczny, ale tylko jeśli jest postawiony na właściwej podstawie i w właściwym trybie (najczęściej: w odwołaniu od decyzji).

 

 

Zarzut przedawnienia w postępowaniu przeciwko członkowi zarządu

 

Jeżeli ZUS wyda decyzję o odpowiedzialności członka zarządu, standardowym krokiem jest odwołanie do sądu ubezpieczeń społecznych w terminie jednego miesiąca od doręczenia decyzji. W odwołaniu można podnieść zarzut przedawnienia: (1) należności składkowych spółki, oraz/lub (2) należności wynikających z decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej – zależnie od tego, co w danej sprawie jest realnie aktualne.

 

W tego typu sprawach liczą się dowody: daty bezskuteczności egzekucji, przebieg restrukturyzacji/upadłości, dokumenty z KRS, i pełna chronologia działań ZUS. Błędy w chronologii są jedną z najczęstszych przyczyn przegranych sporów.

 

 

FAQ: najczęstsze pytania o przedawnienie długu ZUS

 

 

Czy dług wobec ZUS zawsze się przedawnia?

 

Co do zasady należności z tytułu składek ulegają przedawnieniu po 5 latach od wymagalności, ale termin może zostać zawieszony albo przerwany. Dodatkowo należności zabezpieczone hipoteką lub zastawem nie przedawniają się w typowy sposób. Dlatego zawsze trzeba sprawdzić indywidualną oś czasu na podstawie dokumentów.

 

 

Co zrobić, jeśli ZUS wszczął egzekucję przedawnionego długu?

 

Zwykle należy niezwłocznie wnieść zarzuty w sprawie egzekucji administracyjnej, powołując się na przedawnienie, oraz dołączyć wyliczenie i dokumenty potwierdzające brak zdarzeń zawieszających/przerywających w spornym okresie. W wielu sprawach kluczowe jest szybkie działanie po doręczeniu tytułu wykonawczego lub zawiadomień egzekucyjnych.

 

 

Czy ZUS może dochodzić przedawnionego długu od członka zarządu spółki?

 

Odpowiedzialność członka zarządu jest co do zasady solidarna ze spółką, ale jej uruchomienie wymaga decyzji o odpowiedzialności osoby trzeciej i spełnienia przesłanek ustawowych. Przedawnienie może mieć znaczenie zarówno na poziomie „długu spółki”, jak i na poziomie terminu przedawnienia należności wynikającej z decyzji wobec osoby trzeciej. To wymaga analizy dokumentów i dat.

 

 

Ile wynosi termin przedawnienia długu ZUS?

 

Zasadniczo 5 lat od dnia wymagalności składki, z zastrzeżeniem wyjątków: m.in. zabezpieczenia hipoteką/zastawem, zawieszenia biegu (np. egzekucja, ulgi w spłacie, postępowania decyzyjne) oraz przerwania biegu (upadłość).

 

 

Pomoc prawna w sprawach o przedawnienie długu ZUS

 

Spory o przedawnienie to w praktyce spory o daty i dokumenty. Warto rozważyć pomoc prawnika szczególnie wtedy, gdy: kwota zadłużenia jest istotna, egzekucja już trwa, sprawa dotyczy wielu okresów, pojawia się wątek hipoteki/zastawu, albo gdy ZUS kieruje sprawę przeciwko członkowi zarządu.

 

Zakres wsparcia najczęściej obejmuje: analizę akt i osi czasu, wyliczenie terminu przedawnienia z uwzględnieniem zawieszeń i przerwań, przygotowanie zarzutów w egzekucji administracyjnej, przygotowanie odwołania od decyzji ZUS i reprezentację w sądzie ubezpieczeń społecznych, a także strategię „porządkowania” salda konta i rozliczeń.

 

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy w Twojej sprawie istnieją realne podstawy do zarzutu przedawnienia, zapraszamy do kontaktu. Prowadzimy sprawy w kancelarii w Grodźcu (okolice Bielska-Białej i Skoczowa) oraz w formie e-porady. Możesz bezpłatnie zapytać o cenę porady, opinii prawnej lub przygotowania pisma w sprawie.

 

Najszybciej pomoże nam, jeśli w wiadomości dołączysz (jeżeli masz): decyzje ZUS, tytuły wykonawcze, zawiadomienia egzekucyjne, umowy ratalne/odroczenia oraz informację, od kiedy i w jakiej formie ZUS podejmował działania (egzekucja, potrącenia, postępowania decyzyjne).