Wprowadzenie do e-Doręczeń
E-doręczenia to nowoczesna forma komunikacji, która umożliwia obywatelom oraz przedsiębiorcom wymianę korespondencji z administracją publiczną w sposób elektroniczny. Ta innowacyjna metoda ma na celu uproszczenie i przyspieszenie procesów komunikacyjnych, a także zapewnienie równoważności z tradycyjnymi przesyłkami poleconymi. Zgodnie z przepisami, e-doręczenia będą obowiązkowe dla wszystkich podmiotów publicznych, a także dla wielu przedsiębiorców od 1 stycznia 2025 roku.
Czym są e-Doręczenia?
E-doręczenia to usługa, która pozwala na wysyłanie i odbieranie korespondencji elektronicznie, z równoważnym skutkiem prawnym jak tradycyjny list polecony. Dzięki tej usłudze, przedsiębiorcy mogą wysyłać i odbierać ważne dokumenty o dowolnej porze i z dowolnego miejsca, co znacząco zwiększa efektywność komunikacji.
Kluczowe cechy e-Doręczeń:
- Bezpieczeństwo: E-doręczenia są usługą zaufania, co oznacza, że zapewniają bezpieczeństwo danych oraz potwierdzenie odbioru.
- Dostępność: Możliwość korzystania z usługi 24/7.
- Jednoznaczna identyfikacja: Gwarancja identyfikacji nadawcy i adresata.
- Dowody prawne: Dostęp do wiarygodnych dowodów wysyłki i odbioru korespondencji.
Podstawy prawne e-Doręczeń
E-doręczenia w Polsce regulowane są przez kilka aktów prawnych. Najważniejsze z nich to:
- Ustawa o doręczeniach elektronicznych z dnia 18 listopada 2020 r.
- Rozporządzenie eIDAS (Parlamentu Europejskiego i Rady UE nr 910/2014), które dotyczy identyfikacji elektronicznej oraz usług zaufania.
Te regulacje mają na celu stworzenie ram prawnych dla funkcjonowania e-doręczeń oraz zapewnienie ich zgodności z europejskimi standardami.
Kto musi mieć skrzynkę do e-Doręczeń?
Obowiązek posiadania skrzynki do e-doręczeń będzie w przyszłości dotyczył przede wszystkim:
- Przedsiębiorców: Zarejestrowanych w CEIDG lub KRS.
- Podmiotów publicznych: W tym jednostek samorządu terytorialnego oraz organów administracji publicznej.
- Zawodów zaufania publicznego: Takich jak adwokaci, notariusze czy doradcy podatkowi.
Terminy obowiązkowego korzystania z e-Doręczeń:
- firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, muszą mieć adres do e- Doręczeń od 1 października 2026 roku
- firmy, które zarejestrowały lub zarejestrują działalność w KRS przed 1 stycznia 2025 roku, muszą mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku
- Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, będą zobowiązani do posługiwania się e-Doręczeniami od 1 stycznia 2025 roku
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Aby rozpocząć korzystanie z e-doręczeń, przedsiębiorcy muszą założyć adres w bazie adresów elektronicznych (BAE). Proces ten można wykonać online poprzez platformę Biznes.gov.pl. Oto kroki, które należy podjąć:
- Zaloguj się na Biznes.gov.pl przy użyciu profilu zaufanego lub e-dowodu.
- Wypełnij formularz wniosku o utworzenie adresu do e-doręczeń.
- Podpisz wniosek elektronicznie (możliwe opcje to profil zaufany, podpis kwalifikowany, e-dowód lub pieczęć elektroniczna).
- Złóż wniosek online, klikając przycisk „Załatw online” na stronie.
Po zatwierdzeniu wniosku przedsiębiorca otrzyma dostęp do swojego adresu do e-doręczeń, co umożliwi mu komunikację z urzędami.
Korzyści płynące z korzystania z e-Doręczeń
Korzystanie z e-doręczeń przynosi wiele korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji publicznej:
- Oszczędność czasu: Szybsza wymiana informacji bez konieczności osobistego stawiennictwa w urzędach.
- Redukcja kosztów: Mniejsze wydatki związane z przesyłkami papierowymi i ich obsługą.
- Ekologiczność: Mniejsza ilość papieru wykorzystywanego w procesach administracyjnych.
Wyzwania związane z wdrożeniem e-Doręczeń
Mimo licznych zalet, wdrożenie systemu e-doręczeń wiąże się również z pewnymi wyzwaniami:
- Potrzeba edukacji użytkowników: Wiele osób może nie być zaznajomionych z nowymi technologiami, co może utrudnić ich adaptację.
- Bezpieczeństwo danych: Konieczność zapewnienia odpowiednich środków ochrony danych osobowych i informacji poufnych.
Podmioty publiczne korzystające z e-Doręczeń
Podmioty publiczne, które będą korzystać z e-doręczeń, obejmują szeroką gamę instytucji i organizacji zobowiązanych do prowadzenia korespondencji w formie elektronicznej. Oto kluczowe kategorie podmiotów publicznych:
1. Administracja publiczna
- Urzędy centralne: Ministerstwa oraz inne centralne organy administracji rządowej.
- Jednostki samorządu terytorialnego: Gminy, powiaty oraz województwa.
2. Służby społeczne
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS): Komunikacja z ubezpieczonymi oraz płatnikami składek.
- Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego (KRUS): W kontakcie z rolnikami.
3. Sąd i prokuratura
- Sądy: Powszechne i administracyjne będą musiały przyjąć e-doręczenia jako formę komunikacji.
- Prokuratura: Będzie zobowiązana do korzystania z tej formy doręczeń.
4. Komornicy
Komornicy sądowi pełnią ważną rolę w systemie wymiaru sprawiedliwości jako funkcjonariusze publiczni działający przy sądzie rejonowym. Ich głównym zadaniem jest egzekucja orzeczeń sądowych na podstawie tytułów wykonawczych wydanych przez sądy. Od 1 lipca 2024 roku komornicy mogą wysyłać pisma pocztą elektroniczną do odbiorców zalogowanych w systemie e-Doręczeń. W przypadku braku aktywnej skrzynki, Poczta Polska dostarczy korespondencję klasycznie jako przesyłkę hybrydową.
5. Zawody zaufania publicznego
Obowiązek korzystania z e-doręczeń dotyczy także przedstawicieli zawodów takich jak:
- Adwokaci
- Radcy prawni
- Notariusze
- Doradcy podatkowi
- Rzecznicy patentowi
- Doradcy restrukturyzacyjni
6. Inne podmioty publiczne
Wszystkie inne podmioty publiczne, które są zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), będą zobowiązane do posiadania adresu do e-doręczeń.
Podsumowanie
E-doręczenia stanowią istotny krok w kierunku cyfryzacji administracji publicznej w Polsce. Dzięki nim możliwe będzie sprawniejsze zarządzanie korespondencją oraz lepsza obsługa obywateli i przedsiębiorców. Warto już teraz zapoznać się z zasadami korzystania z tej usługi oraz zadbać o założenie adresu do e-doręczeń przed obowiązkowym terminem. Aby założyć adres do e-Doręczeń, odwiedź stronę Biznes.gov.pl i kliknij „Załatw online”.
